Obowiązek korzystania z KSeF – najważniejsze wytyczne dla księgowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, która ma na celu usprawnienie i uszczelnienie procesu fakturowania w Polsce. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak w przyszłym roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców

KSeF – od kiedy obowiązkowy? Sprawdź kluczowe terminy!

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF nastąpi etapowo

• od 1 lutego 2026 roku – obowiązek ten obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – pozostali przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z KSeF.

Należy wspomnieć, że pierwotnie planowano wcześniejsze wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF, jednak terminy te zostały przesunięte, aby dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów.

Przewidziano okresy przejściowe oraz dodatkowe ułatwienia, aby ułatwić przedsiębiorcom adaptację do nowych przepisów:

1. Tryb offline – do 31 grudnia 2026 roku podatnicy będą mieli możliwość dobrowolnego stosowania trybu offline w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF. Po tym terminie tryb offline będzie dostępny wyłącznie podczas awarii systemu lub problemów technicznych po stronie podatnika.
2. Faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych – do 31 lipca 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących poza KSeF.
3. Faktury o niskiej wartości – podatnicy wystawiający wyłącznie faktury o wartości nieprzekraczającej 450 zł oraz o łącznej wartości sprzedaży w miesiącu nieprzekraczającej 10 000 zł będą mogli do 30 września 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF.

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF w swoich firmach, aby zapewnić płynne przejście na nowy system fakturowania i uniknąć ewentualnych problemów związanych z niedostosowaniem się do nadchodzących zmian.

Obowiązek KSeF – jak się przygotować?

Obowiązek KSeF obejmie większość przedsiębiorców, a z systemu wyłączone będą jedynie:

• faktury konsumenckie (B2C) – KSeF nie będzie dotyczył sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• podmioty zagraniczne – podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie będą zobligowani do korzystania z KSeF.

Jak korzystać z KSeF?

Aby skutecznie przejść na Krajowy System e-Faktur, należy wykonać kilka kroków:

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF – co trzeba wiedzieć?

Jeżeli chcesz rozpocząć korzystanie z KSeF, musisz:

1. Uwierzytelnić się w systemie – dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, Profilu Zaufanego lub tokena wygenerowanego przez system. .
2. Nadać uprawnienia – podmiot może samodzielnie nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF swoim pracownikom lub innym osobom, składając zawiadomienie ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. .

Po uwierzytelnieniu i nadaniu uprawnień możesz rozpocząć wystawianie i odbieranie faktur w KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia jak Aplikacja Podatnika KSeF oraz e-mikrofirma, które ułatwiają korzystanie z systemu.

KSeF korzyści – jakie ułatwienia przynosi dla firm i księgowych?

Obowiązek KSeF to jeden z największych kroków w kierunku cyfryzacji procesów księgowych w Polsce i mimo że początkowo może wydawać się wyzwaniem organizacyjnym, niesie on za sobą szereg korzyści, które mogą znacząco ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej. Oto one:

Obowiązek KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Jego wdrożenie wymaga dostosowania procesów księgowych i technologicznych, co może wiązać się z trudnościami, jednak finalnie przynosi przedsiębiorcom liczne korzyści – od przyspieszenia zwrotu VAT, przez poprawę bezpieczeństwa dokumentów, po automatyzację i oszczędność kosztów.

Zapowiedź Konferencji Księgowych 2025 – bądź gotowy na zmiany!

Zbliża się jedna z najważniejszych konferencji dla księgowych, biur rachunkowych i doradców podatkowych! Siódma edycja Konferencji Księgowych to intensywne spotkanie pełne praktycznych rozwiązań i wskazówek, które pomogą przygotować się na zmieniające się przepisy podatkowe i wprowadzenie KSeF.

Zarezerwuj miejsce już teraz!