Krajowy System e-faktur (KSeF) vs. biura rachunkowe i ich klienci

„Wojna o KSeF”

Tak można określić panujące stosunki pomiędzy właścicielami biur rachunkowych a ich klientami. Z czego to wynika i o co toczy się ten spór doprowadzający właścicieli biur rachunkowych do rozpaczy i trudnych biznesowo decyzji?

Od lat w polskim biznesie, zwłaszcza w sektorze mikroprzedsiębiorców, JDG, tj. jednoosobowych działalności gospodarczych, panuje przekonanie, iż na barkach księgowego z biura rachunkowego spoczywa całkowita odpowiedzialność za wszelkie zdarzenia wynikłe z prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak do tego doszło?
Czyje zaniedbania spowodowały taki stan rzeczy?

format_quote Od lat w polskim biznesie, zwłaszcza w sektorze mikroprzedsiębiorców, JDG, tj. jednoosobowych działalności gospodarczych, panuje przekonanie, iż na barkach księgowego z biura rachunkowego spoczywa całkowita odpowiedzialność za wszelkie zdarzenia wynikłe z prowadzenia działalności gospodarczej.

W mojej ocenie i 30-letniego doświadczenia:

Księgowi od samego początku nie ustalają zasad współpracy i granic, których nie wolno przekraczać. Troska o klienta i walka o pozyskanie nowych są zrozumiałe, ale są pewne granice. To może odbić się poważnie również na zdrowiu księgowego, a w dalszej kolejności na uchybieniach w należytym prowadzeniu rozliczeń klientów obsługiwanych przez dane biuro rachunkowe.

Jeśli pokażesz, że jesteś dostępny 24 godziny na dobę i 365 dni w roku, to w końcu powielisz los tych, którzy w ostatnim czasie podnieśli statystyki hospitalizacji na SOR w szpitalach.

UWAGA!
To nie jest przesada i straszenie,
a brutalne fakty nawet ostatnich miesięcy.

Nim przejdziesz do najtrudniejszego zagadnienia, tj. rewolucji w fakturowaniu, czyli KSeF zacznij od porządkowania zaległości, których nagromadziło się być może od początku prowadzenia biznesu. Nie tylko etyka, kultura biznesu itp. itd. są ważne. Na początek uporządkuj swoje obszary prawne, które kuleją od lat.

Znajdź wreszcie czas, siły i środki na spotkanie z profesjonalistą i stwórzcie na podstawie wytycznych biura rachunkowego oraz pytań zadawanych przez fachowców tzw. idealną dla ciebie i twojego biura rachunkowego umowę, która wspiera i ciebie, i twoich klientów – bez tego nie zaczynaj współpracy, to nie te czasy… Poza tym umowy pisze się na złe, a nie na dobre czasy – stara zasada dobrych prawników. Ona jest ci niezbędna teraz i w dobie KSeF!

Wzory, szablony umów nie dają ci ochrony, której potrzebujesz – twoje potrzeby musi zdiagnozować fachowiec, a korzystając z „promocyjnych gotowców”, nadal nie zyskujesz właściwej ochrony wspólnych interesów twojego biura i twoich klientów. Każde biuro rachunkowe ma innych klientów, inne zasady współpracy z nimi, dlatego indywidualne podejście to podstawa. To zapewni właściwie i rzetelne wykonywanie obowiązków przez twoje biuro rachunkowe.

Wyznacz maksymalny czas na dostarczanie dokumentów za dany miesiąc, uzgodnij z klientem formę ich przekazania i jasno wskaż godziny pracy biura rachunkowego.

Jeśli poprzednia reguła wydaje się mało wartościowa i wciąż myślisz, że DOBRA UMOWA pomiędzy tobą a klientem nic nie znaczy, to pomyśl o zapisie, który ratuje ci skórę. W umowie można zapisać domniemanie, iż brak dostarczenia dokumentacji sprzedaży i zakupu do biura rachunkowego do wyznaczonego umownie dnia, skutkuje tym, iż księgowy ma prawo domniemywać, iż za dany okres rozliczeniowy brak transakcji sprzedaży i zakupu. Wtedy bezstresowo złożysz tzw. zerowy JPK, bez obaw i kar, jakimi za taki czyn grożą księgowym w wielu miejscach w Polsce urzędnicy skarbówki, o czym rozmawiają właściciele biur rachunkowych.

To oczywiście bardzo ogólny przykład, który należy odpowiednio, prawnie sformułować w umowie pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.

Należy jasno sformułować zapisy umowne, które pozornie wydają się oczywistą oczywistością, ale stara zasada brzmi: co nie jest zapisane, to nie istnieje.

Chodzi mianowicie o to, aby jasno podkreślić i podzielić zakres odpowiedzialności. Księgowy nie odpowiada za rzetelność wystawionych faktur VAT sprzedaży.

Co to znaczy?

To wystawca faktury odpowiada za stan faktyczny, który wynika z wystawionego dokumentu co do przedmiotu sprzedaży, dat, stawek VAT itp. oraz samego faktu stwierdzenia, że dana sprzedaż miała miejsce i nie jest dokumentem fikcyjnym. Wystawianie pustych, fikcyjnych faktur jest dotkliwie karane przez fiskusa.

Tymczasem KSeF

Nadchodzi największa rewolucja technologiczna w fakturowaniu od 32 lat, tj. od kiedy pojawił się w Polsce podatek VAT. Ta rewolucja dotyczy wystawiania i pobierania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

Co to oznacza?

Tylko tyle, że biuro rachunkowe, księgowy, rozliczą, zaksięgują dokładnie TO, co sami wystawiliśmy i to przez KSeF, bo tak od 1 lutego 2026 r. zmienią się przepisy prawa podatkowego, które określają zasady fakturowania transakcji polskich i zagranicznych.

KSeF to narzędzie do wystawiania, odbierania faktur, ale też narzędzie e-kontroli, ponieważ fiskus w czasie rzeczywistym widzi wszystko, co zostanie pokazane w fakturze VAT.

Warto pamiętać, iż obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF według zaleceń audytu w Ministerstwie Finansów jest fazowany i obowiązuje:

• od 1 lutego 2026 r. – dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem,
• od 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie).

Niestety, faktury zakupowe, kosztowe nie są precyzyjnie uregulowane w przepisach, a zatem i ten mikroprzedsiębiorca, i fundacja, stowarzyszenie, sektor budżetowy itp. swoje faktury zakupowe będą zmuszeni pobierać już od 1 lutego 2026 r., jeśli dostawca (sprzedawca towarów i usług) nie postanowi inaczej.

WAŻNE!

Wystawca faktury może ułatwić kupującemu obowiązek poboru faktury z KSeF np. za pomocą tradycyjnej wysyłki na maila faktury, która już przeszła przez system KSeF i ma nadany numer z systemu i sprzedawca dodatkowo prześle ją klientowi. Jednak to leży w gestii sprzedawcy. W przeciwnym razie ten obowiązek spoczywa indywidualnie na kupującym.

Zapamiętaj!

To, czy biuro rachunkowe pobierze za klienta fakturę zakupową, to wyłącznie postanowienia umowne stron.

Co jest najważniejsze?

Obowiązkiem klienta biura rachunkowego jest dostarczenie dokumentacji – faktur sprzedaży i zakupu, która przeszła przez system KSeF. Zatem KSeF to nowy obowiązek dla klientów biur rachunkowych, a nie dla księgowych.

Biuro rachunkowe powinno pogrupować swoich klientów na tych, którzy zgodnie z ww. datami mają obowiązek korzystania z KSeF. Następnie pogrupować klientów na tych wystawiających faktury papierowe, wystawiających w Excelu i innych programach, a finalnie przesyłających faktury na maila do biura rachunkowego oraz tych, którzy np. korzystają z oprogramowania finansowo-księgowego biura rachunkowego, panelu klienta w biurze rachunkowym – z tymi klientami będzie najmniej problemów.

Należy określić sposób przesyłu faktur do biura rachunkowego i ustalić (w formie nowej pisemnej umowy zawartej pomiędzy stronami), czy klient chce samodzielnie obsługiwać wysyłkę i pobór faktur za pomocą KSeF, czy jednak poprosić o współpracę w tym zakresie biuro rachunkowe.

BARDZO WAŻNE!

Zalecam, aby biuro rachunkowe nie dyskryminowało swoich klientów tzw. wykluczonych cyfrowo, wystawiających faktury papierowo. Jeśli z tego powodu zamkną swoje biznesy, to finalnie my – prowadzący działalność gospodarczą, dostaniemy ich „na utrzymanie”, ponieważ zasiłki itp. płacone są z naszych podatków.

Istnieje wiele dróg dialogu z tymi klientami: fachowe szkolenia językiem korzyści i strat oraz indywidualne konsultacje. Dodatkowo biuro rachunkowe może rozważyć wystawianie faktur do KSeF za klienta, dostosowując w tym celu odpowiednie zapisy prawne o zakresie odpowiedzialności w umowach o współpracy.

Istnieje szereg narzędzi technologicznych, które skanują faktury papierowe i przerabiają na dokument online. Po tym zabiegu łatwo można przesłać taką fakturę do KSeF. Wszystko należy opatrzeć reżimowymi terminami wzajemnego przekazywania informacji i odpowiedzialności za niewykonanie czynności w terminie. Biuro rachunkowe nie może odpowiadać za terminowość faktur, jeśli dane zostają przez klientów przekazane po terminie.

Patrząc globalnie, warto rozważyć ten scenariusz, ponieważ mnożą się oferty banków, które z radością przejmują klientów biur rachunkowych, bo same świadczą taką automatyczną usługę, często mamiąc niskimi cenami i małym zaangażowaniem ze strony klienta.

Wnioski:
nie chcesz jako biuro rachunkowe
tracić klientów – rozważ ten scenariusz!

Podobne zasady dotyczące poboru i wysyłki faktur z KSeF biuro rachunkowe ma obowiązek ustalić z pozostałymi klientami.

Najważniejsze!

Sposób doboru uprawnień do KSeF, narzędzi autoryzacyjnych najlepiej zlecić fachowcom z branży IT, u których kupujemy usługę integracji naszych systemów z KSeF.

Zorganizuj szkolenie dla swoich klientów prowadzone przez fachowca, który dogłębnie wyjaśni zasady, jakie będą obowiązywać biznes już od 2026 r. Fachowca, który pomoże ułożyć wzajemne stosunki współpracy.

Mówienie klientom, iż musi się wyszkolić, prowadzi donikąd ponieważ problem nadal nie zostaje rozwiązany. Zawsze można przesyłać gotowe webinary, kierować swoich klientów na cykl szkoleń prowadzonych przez urzędników skarbowych w urzędach. Należy jednak brać po uwagę, iż po stronie fiskusa obowiązują procedury i zasady tzw. urzędowe.

Czy to będzie język korzyści i niebezpieczeństw, jakie czekają biznes? Czy wasi klienci zrozumieją? Warto pamiętać, iż webinary prowadzi urzędnik, a nie doradca klienta. To spora różnica, dlatego warto korzystać z dwóch źródeł dostarczających wiedzę.

Trzeba informować klientów o szerokiej kampanii informacyjnej dotyczącej KSeF, prowadzonej przez Ministerstwo Finansów, jednak bierzmy pod uwagę realia, iż nie każdego przedsiębiorcę da się przekonać do uczestnictwa w tych wydarzeniach. Mimo że warto.

O ile te spotkania, webinary będą zrozumiałe dla księgowych, doradców, przedsiębiorców zaangażowanych w analizę zmian prawa podatkowego…, to zaryzykuję stwierdzenie, iż nie zawsze taki przekaz trafi do każdego mikro- czy innego przedsiębiorcy.

Moją tezę wysuwam na podstawie doświadczeń z roku 2004 r., kiedy Polska wchodziła do Unii Europejskiej. Wtedy jako urzędnik, dodatkowo szkoleniowiec z ramienia resortu Ministerstwa Finansów brałam udział w takich kampaniach informacyjnych dla przedsiębiorców. Nie zawsze przekaz urzędnika trafia celnie do podatnika. Dlatego o tych najbardziej opornych na zmiany, starajmy się zadbać indywidualnie. To wasi klienci z biur rachunkowych, a zatem warto o nich dbać.

Podsumowując, warto przemyśleć powyższe zasady i kierunki działań, ponieważ kiedy dobrze to zaplanujecie, rozłożycie w czasie, sięgniecie po pomoc prawną, podatkową, biznesową, to moment wejścia do KSeF nie będzie tak bolesny, jak nam się wydaje.

Oczywiście to nie wy – biura rachunkowe macie ponosić koszty tych procedur wdrożeniowych. To powinno się rozłożyć i na biuro, i klientów. To dotyczy nas wszystkich, czy tego chcemy, czy nie.

Warto mówić klientom, trochę żartobliwie, często w potrzebie rozładowania napiętej do granic atmosfery, iż „książka skarg i zażaleń” jest na ul. Świętokrzyskiej 12 w Warszawie, w siedzibie Ministerstwa Finansów, a nie pod adresem waszego biura rachunkowego. Może wtedy zechcą zrozumieć proces legislacji prawa.

Kilka smutnych, ale życiowych wniosków na koniec

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce nie jest obowiązkiem, a patrząc na skalę bankrutujących dziś firm, jest już przywilejem. Dlatego, będąc odpowiedzialnym przedsiębiorcą, warto korzystać z chęci współpracy z biurem rachunkowym, a biuro rachunkowe powinno sięgać po pomoc fachowców.

Od 30 lat robię to i widzę, że to działa, a zatem to relacja z praktyki w biznesie, a nie wyimaginowanych teorii. Zachęcam wszystkich do zmiany strategii, nastawienia oraz więcej odważnych decyzji – czyny, a nie reklamowe, płomienne hasła, które nic nie wnoszą do naszego życia, biznesu mimo ciągłego ślęczenia na webinarach i szkoleniach, zwłaszcza darmowych online, za które mało kto bierze odpowiedzialność.

Sięgajmy po wiedzę do dobrych zweryfikowanych źródeł i dodatkowo zacznijmy śledzić kampanię informacyjną Ministerstwa Finansów w zakresie KSeF. Naprawdę warto odpowiedzialnie i profesjonalnie zaangażować się w proces wdrażania KSeF. Wszystkim zaoszczędzi to problemów i niejasnych sytuacji.

Zapowiedź Konferencji Księgowych 2025 – bądź gotowy na zmiany!

Zbliża się jedna z najważniejszych konferencji dla księgowych, biur rachunkowych i doradców podatkowych! Siódma edycja Konferencji Księgowych to intensywne spotkanie pełne praktycznych rozwiązań i wskazówek, które pomogą przygotować się na zmieniające się przepisy podatkowe i wprowadzenie KSeF.

Zarezerwuj miejsce już teraz!